jueves, 21 de mayo de 2009

QUE ES DOFA

El método DOFA es una herramienta generalmente utilizada como método de diagnóstico empresarial en el ámbito de la planeación estratégica. Pero, realmente se utiliza adecuadamente en nuestras empresas? Es increíble que una herramienta tan conocida, pocos grupos de trabajo realmente conocen a cabalidad su aplicación. Es usual que se avance hasta la primera parte del proceso DOFA, que corresponde a la lluvia de ideas que culmina en la construcción de la matriz básica de diagnóstico. Sin embargo, el método DOFA es mucho mas que esa parte del ejercicio. Podríamos asegurar que el proceso, si es que se lleva adecuadamente hasta la construcción básica de la matriz DOFA, solo corresponde al 10% del desarrollo del método.

No cabe duda de que este modelo, entre muchos otros, es bueno y muy difundido a nivel mundial, pero el desconocimiento sobre el mismo, ha hecho que la informalidad le merme poder e importancia a la implementación de una herramienta tan poderosa que no solo encuentra aplicación en la administración moderna sino también en el área técnica y operativa de las industrias.

Este artículo no pretende dar una extensa y detallada cátedra del método DOFA, ni profundizar en su metodología de diagnóstico, planeación estratégica, o evaluación de proyectos, tan solo presentar una breve descripción práctica del método DOFA, con el fin de aprovechar el verdadero potencial de esta herramienta y dar a conocer algunas pautas para determinar el marco de la potencialidad del modelo, con lo cual nos podríamos dar una idea de que es en verdad el método DOFA.

TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION

Tecnologías de la información.
La tecnología de información (IT), según lo definido por la asociación de la tecnología de información de América (ITAA) es “el estudio, diseño, desarrollo, implementación, soporte o dirección de los sistemas de información computarizados, en particular de software de aplicación y hardware de computadoras.” Se ocupa del uso de las computadoras y su software para convertir, almacenar, proteger, procesar, transmitir y recuperar la información. Hoy en día, el término “tecnología de información” se suele mezclar con muchos aspectos de la computación y la tecnología y el término es más reconocible que antes. La tecnología de la información puede ser bastante amplio, cubriendo muchos campos. Los profesionales TI realizan una variedad de tareas que van desde instalar aplicaciones a diseñar complejas redes de computación y bases de datos. Algunas de las tareas de los profesionales TI incluyen, administración de datos, redes, ingeniería de hardware, diseño de programas y bases de datos, así como la administración y dirección de los sistemas completos. Cuando las tecnologías de computación y comunicación se combinan, el resultado es la tecnología de la información o “infotech”. La Tecnología de la Información (IT) es un término general que describe cualquier tecnología que ayuda a producir, manipular, almacenar, comunicar, y/o esparcir información.

TECNICAS DE OBSERVACION



Las técnicas de observación parten de una premisa: una cosa es la realidad y otra la percepción, el cerebro recrea lo que ve.
Las técnicas de observación tienen que ver con la anécdota del optimista y del pesimista al observar la botella medio llena o medio vacía. Del mismo modo si uno actúa como pensador se convertirá en pensador. Para hacerlo no hay que dejar el proceso librado al azar sino contar con instrumentos y para tener una herramienta hay que crearla.
Las técnicas de observación pueden generar una observación productiva e iniciar un problema que de no ser por ella ni siquiera hubiera ingresado a la conciencia. Hay un tipo de observación reactiva del suceso que actúa sólo ante un problema y otra proactiva que busca el problema para obligarse a resolverlo, su técnica es mirar de otra manera para generar una apertura. El pensamiento lógico selecciona su camino por sí o por no y cuando llega a la solución se detiene. El pensamiento creativo provoca el cambio.
Mencionaremos algunas técnicas de observación:
La idea trampolín es un catalizador o puente hacia otra cosa, sin detenerse a analizar su valor. Avanza con un concepto borroso como por ejemplo algo que me sirva para protegerme u otro concepto abanico que abra diferentes opciones, invirtiendo o dividiendo la situación, etc.
El despegue analiza lo que se hace para estudiar como hacerlo de otra manera.
Estas técnicas de observación se basan en intentar ver algo que no está pero que puede ser.
La estimulación por el azar elige una palabra del diccionario y la conecta con el problema.
Análisis de la situación: marca lo positivo, lo negativo y lo interesante.
Lista completa: considera todos los factores.
Estas técnicas de observación parten de la situación pero la analizan o sintetizan de varias formas. Como dice el refrán: Si hay dos líneas toma la tercera: abre más alternativas, posibilidades o elecciones.
Negociación: a) ponerse en distintos puntos de vista para pensar desde ese lugar. b) señalar en un mapa las áreas de acuerdo, desacuerdo, neutrales. c) Considerar las opiniones de terceros.
Dinámica de la situación: causas presentes, causas importantes, causas menores, ideas dominantes, factores siempre vinculados ( hay que desvincularlos).

RELACIONES PUBLICAS COMO CIENCIA

Las relaciones públicas son también una ciencia, pues no dejan de ser un cuerpo creciente de conocimientos falibles adquiridos a la luz de la experimentación, que puede ser transmitido. Como tal, cuenta con una serie de atributos:
Amplitud: las relaciones públicas pueden ser aplicadas a diversas situaciones de la vida cotidiana.
Apertura: están dispuestas a generar modificaciones cuando sea necesario.
Empirismo: se basan en la experimentación.
Método: tienen un método propio comúnmente llamado IPCE: investigación, planificación, comunicación y evaluación.
Utilidad: ayudan a los fines institucionales y a la gestión de la imagen.
Descripción y predicción de la realidad institucional.

RELACIONES PUBLICAS

Se llama relaciones públicas (o sus siglas RR.PP.) al arte y ciencia de gestionar la comunicación entre una organización y público clave para construir, administrar y mantener su imagen positiva. Es una disciplina planificada y deliberada que se lleva a cabo de modo estratégico. Tiene la característica de ser una forma de comunicación bidireccional, puesto que no sólo se dirige a su público (tanto interno como externo) sino que también lo escucha y atiende sus necesidades, favoreciendo así la mutua comprensión entre la organización y su público, y permitiendo que se use como una fuerte empresarial al momento de posicionarse, como herramienta extra a la publicidad y el manejo de una imagen corporativa.

Funciones
Toda actividad de relaciones públicas tiene como finalidad principal la gestión de la imagen institucional, mediante el desempeño de las siguientes funciones:
Gestión de las comunicaciones internas: Es de suma importancia conocer a los recursos humanos de la institución y que éstos a su vez conozcan las políticas institucionales, ya que no se puede comunicar aquello que se desconoce.
Gestión de las comunicaciones externas: Toda institución debe darse a conocer a sí misma y a su accionariado. Esto se logra a través de la vinculación con otras instituciones, tanto industriales como financieras, gubernamentales y medios de comunicación.
Funciones humanísticas: Resulta fundamental que la información que se transmita sea siempre veraz, ya que la confianza del público es la que permite el crecimiento institucional.
Análisis y comprensión de la opinión pública: Edward Bernays, considerado el padre de las relaciones públicas, afirmaba que es necesario manipular a la opinión pública para ordenar el caos en que está inmersa. Es esencial comprender a la opinión pública para poder luego actuar sobre ella.
Trabajo conjunto con otras disciplinas y áreas: El trabajo de todo relaciones públicas debe tener una sólida base humanista con formación en psicología, sociología y relaciones humanas. Se trabaja con personas y por ende es necesario comprenderlas.
También es importante el intercambio con otras áreas dentro de la comunicación como ser la publicidad o el marketing. Si bien estas últimas tienen fines netamente comerciales, debe existir una coherencia entre los mensajes emitidos por unas y por otras para así colaborar a alcanzar los fines institucionales.
Las herramientas de las que se valen las relaciones públicas para cumplir con sus objetivos y funciones son muchas y diversas:
La organización de eventos
El lobbying
Planes de responsabilidad social
Relaciones con los medios de comunicación
Diarios: permite a la organización acceder al público general.
Revistas: permite acceder a públicos más y mejor segmentados.
Radio: permite transmitir información instantáneamente las 24 horas del día.
Televisión: Otorga gran notoriedad a la institución.
Internet: Se puede trabajar sobre el sitio web institucional o con la versión en línea de diversos medios.
Cabe recordar que para poder enviar cualquier información a los diversos medios es indispensable que ésta cuente con valor de noticia y se adapte a las características del medio en cuestión.

QUE ES CAUISTICA

método para resolver cuestiones de conciencia mediante la aplicación de principios o leyes morales a casos concretos. Aunque el método del caso se utiliza en muchas escuelas profesionales como las de derecho y de administración de negocios, el término casuística, de forma habitual, se limita al campo de la ética o de la teología moral. La casuística ha sido utilizada como vehículo de enseñanza por religiones y filosofías que buscan inculcar un código moral, de forma muy notable en el confucianismo, en el estoicismo, en el judaísmo talmúdico, en el islam y en el cristianismo. Cristo recurrió a ello en su trato con los fariseos (Mat. 12, 9-14) pero también condenó su abuso (Mc. 7, 1-13). Los dos tratados de san Agustín de Hipona (c. 400) ejemplificaron la forma casuística. Afrontó cuestiones tales como si la buena intención exime a uno de la culpa y si está mal mentir de broma o como forma de hablar. Sin embargo, los escolásticos, en particular santo Tomás de Aquino, enfocaban la teología moral de una forma más especulativa y metafísica.

El siglo XVI situó el punto alto de la práctica casuística tanto para los católicos como para los protestantes. El orador puritano de Cambridge, William Perkins, presentó en Tratado sobre los casos de conciencia, el primer manual completo de casuística en inglés. En el siglo XVII, siguió un periodo de decadencia. Algunos autores católicos, en particular, que sólo se concentraron en evitar el pecado, tendían a presentar éticas minimalistas. El surgimiento del jansenismo y el amargo debate sobre la utilización de la probabilidad para adoptar decisiones morales provocaron que el filósofo francés Blaise Pascal escribiera las Cartas provinciales (1656), en las cuales atacaba a los jesuitas por su moral relajada, evidenciada en su casuística. El enfoque más equilibrado del teólogo italiano san Alfonso María de Ligorio restableció la utilidad del método.
Desde finales de 1940, se ha detectado una creciente reacción en contra de un enfoque de la moralidad demasiado formal o jurídico que ha dado como resultado un acercamiento a la misma, conocido como 'ética de situación'. Según esta postura, las decisiones morales y circunstancias que las generan son únicas e irrepetibles; así pues, es imposible aplicar leyes universales o principios que las expliquen, por lo que toda casuística es eliminada.

Cómo establecer un procedimiento de calidad

Para mejorar la calidad (eliminando la calidad deficiente y mejorando el proceso de trabajo) en una compañía es necesario que tanto la administración como los empleados reflexionen a fin de definir los objetivos alcanzables en términos de calidad que puedan ser aceptados por todos.
Una "política de calidad" incluye las directivas y objetivos generales, en términos de calidad, dispuestos por la administración de una compañía y formalizados en un documento escrito. La política de calidad define las directivas e intereses buscados en términos de satisfacción del beneficiario.
El término "procedimiento de calidad" se refiere al enfoque y a la organización operativa usados para alcanzar los objetivos establecidos por la política de calidad.
Antes que nada, es preciso realizar el inventario de la compañía que permitirá delinear en detalle a la organización y describir con claridad el proyecto de la misma:
los objetivos generales de la compañía
la organización y responsabilidades generales: ¿quién hace qué?
En esta etapa, se puede definir una nueva estructura que considere la organización de calidad. Esta "reorganización drástica" permite que las compañías redefinan su actividad y objetivos principales y constituye un medio para atenuar la resistencia al cambio.
En tanto el objetivo de calidad sea la satisfacción del beneficiario, es esencial definir a los beneficiarios correctamente.
Dado que la implementación de un procedimiento de calidad generalmente requiere cambios en la organización, el procedimiento debe empezar por dar participación al nivel jerárquico más elevado. La redacción de una carta de compromiso firmada por la administración sienta el procedimiento de manera inamovible y legitima a un administrador de calidad cuando se implementan cambios en la operación.
Un procedimiento de calidad depende de los sucesivos planes de acción que permiten que una compañía establezca con exactitud y formalice los objetivos a corto plazo y los medios para alcanzarlos.
El inicio de un procedimiento de calidad implica sobre todo el establecimiento de un nuevo espíritu compartido por todos los miembros de la compañía. Por lo tanto, un proyecto exitoso depende en gran parte de la comunicación que rodea a su implementación. De este modo, una campaña de comunicación permitirá que los empleados se informen acerca de las medidas que se han tomado y encuentren su lugar dentro del proyecto de la compañía.

Normas y Políticas de Seguridad.

¿Que es Políticas de Seguridad?
Esta definido como la acción de establecer planes de contingencia frente algún problema, es un conjunto de requisitos definidos por los responsables de un área, sistema de información, etc, indicando en términos generales que esta y que no esta permitido hacer, como se debe hacer.
Una política puede prohibir o permitir acceder, elaborar, adjudicar, etc., contemplando los siguientes elementos clave de un sistema informático.
Debe brindar beneficios a los recursos del sistema y la información que se maneja.
Autenticidad: Es la adecuación entre lo que se piensa, dice, hace y lo que se debe hacer, frente a un problema.
Posesión: Debe ser aprobado y legalizado por las entidades pertinentes, además que deben ser capaces de controlar en todo momento; perder este control en favor de un usuario malicioso compromete la seguridad del sistema hacia el resto de usuarios.
Existen estándares para elaborar políticas de seguridad pero eso no garantiza que tu sistema sea 100% seguro, estos estándares en algunos casos son el aval de las empresas para ofrecer algún producto o servicio al mercado.
Las políticas de seguridad por lo general están en base a un análisis de riesgo al que esta expuesto la empresa o el sistema, basándose en lo siguiente
¿Que proteger?
¿De que o quien proteger?
¿Como proteger?
¿Qué normas de seguridad?Es la documentación de las políticas de seguridad, previa aprobación de las entidades correspondientes además competentes al área jurídica, aplicándolo y haciendo cumplir dichas políticas.
Las normas de carácter general, son universalmente aceptadas y las normas de carácter específico son las que regulan una función, trabajo u operación específica, representando un elemento de sistematización de seguridad, facilitando la comprensión y ejecución de las tareas de seguridad de forma clara y precisa.
Permite la dirección eficaz del sistema de seguridad, impiden que existan vacíos acerca de la seguridad, facilitan la rápida formación y concientización del personal, permiten un manejo excelente de las instalaciones y equipos, homogenizan medios y procedimientos, además de facilitar la comunicación y la seguridad, aumentan el sentido de seguridad en el usuarioAplicación de normas y políticas de Seguridad:Son aplicables a todo patrimonio que represente o sea blanco de vulnerabilidades, una ves elaborada el análisis de riesgo, que por lo general se obtiene lo siguiente:
Normas de uso: se restringe y aprueba que se debe usar como se debe usar y cuando se de usar ya sea dispositivos informáticos, herramientas, repuestos, permitiendo tener un mayor control de dichos elementos.
Normas de acceso: se restringe y aprueba a donde se puede acceder en el caso de los ambientes quienes tienen permiso, cantidad máxima de personas, cuando se puede acceder, en el caso de software a que directorios, cuentas, paginas Web, esta permitido acceder, en el caso de un sistema jerarquizar el acceso de menús, áreas, en el caso que existan diferentes tipos de usuarios, Ej. Administrador, usuario final, evaluadores, supervisores, etc.